在日趋激烈的市场竞争中,设计院要迅速转变观念,摆脱传统落后的工作习惯,从先进的计算机技术手段中寻找出路,实现升级改造。建立管理信息系统的要求已十分迫切。
建立管理信息系统,推进管理信息化需要我们转变经营观念,再造业务流程,优化组织机构,减少管理层次,严格规章制度,分流富余人员。推进信息化管理的过程,是对传统的、落后的管理思想和管理方式的改造过程,是深化改革的过程,是一场革命。
如何运用计算机网络实现设计院管理系统,也就是如何利用计算机网络实现设计院管理的科学化、信息化,就此作者想从以下几个方面阐述:
一、设计院传统管理方式的弊端
设计院是一个以设计开发为主的企业,随着国民经济的迅猛发展,市场竞争日趋激烈,利润率逐渐呈下降趋势,原先在传统的计划经济设计开发模式下表现的不很明显的问题逐渐突现出来。主要有以下几点:
1、工程项目的设计过程往往需要多个不同专业、不同层次的人员齐心协作才可完成。设计开发组成员之间交流沟通的低效率严重地影响到项目的顺利实施,使用传统的交流协作方式由于其自身的限制已经很难大幅度提高工作效率。
2、随着设计成果的逐年累积,图纸、文档等资料的数量迅速增加,保存、管理和检索的工作量越来越大,在人工管理的方式下极易出错,甚至会造成图纸、文档等资料的遗失;设计人员非常希望方便地共享并重复利用以前的设计成果。在人工管理的环境下,由于人工操作的限制,过于松散的图档资料管理体制易造成重要资料的流失。而为安全考虑而设置的图档借阅审批机制由于其繁琐的审批程序严重地影响了工作效率。
3、每位人员的设计成果只存储在自己的机器中,当有硬盘损坏或其他无法恢复的错误发生时将会导致大量数据毁灭。4、由于部分设计人员业务素质和职业道德水平不高,出现随意打印各种图纸、文档等资料的现象,甚至打印私人需要的资料,加之许多设计院缺乏对打印设备有效的管理,造成打印出图所用的耗材大量浪费,加大了设计开发的成本。
5、随着设计院的工作人员逐渐增多,院领导很难快速清楚地了解到工作人员的工作内容及工作效率情况,这对院领导及时准确把握全院工作动态、督促各项工作完成造成许多困难。
综上所述,设计院迫切需要一个能提高沟通协作效率,加强院领导对设计人员的合理调配、优化组合,并能在充分保证安全性的前提下,有利地实现资源共享、反复利用图纸、文档等资料的,简单、实用的管理系统。
二、设计院建立管理信息系统的指导思想和具体目标
1、指导思想
建立管理信息系统,实现设计院管理信息化的核心是运用现代信息技术,把先进的管理理念和方法引入到管理流程中,提高管理效率和水平,促进管理创新。提高管理基础工作的规范性和各项管理业务的协同性,全面提升设计院管理水平。
推进设计院管理信息化要以实现科学管理、向管理要效益为宗旨,优化设计院资源配置,提高效率,降低成本,提高质量,改善营销服务,增强透明度,加强内部制衡,完善决策程序,增强设计院的市场应变能力,全面提高设计院管理水平,推进管理创新。设计院管理信息化要与转换经营机制、建立现代企业制度、推进技术进步相结合,通过管理信息化促进机制创新、制度创新和技术创新。
推进设计院管理信息化要根据企业发展战略制定整体规划,避免孤立地设计或实施某项管理,防止形成信息孤岛和重复投资。整体规划要以应用综合性系统为重点,实现主要业务流程电子化以及人力、物力、财力的优化配置和信息资源的高效利用。
2、具体目标建立设计院管理信息系统,目的是要探索出一套适合市场经济条件下设计院的管理模式来,这样的管理模式应该实现以下目标:
(1)它应该包括生产调度系统、财务系统、计划管理系统、人事管理系统、档案管理系统、公用信息服务系统(包括互联网接入服务、电子邮件服务、企业网站对外信息发布服务、外部信息传输处理服务)、设计院CAD系统、物资管理系统、运销管理系统、各生产部门的公用查询系统等。能将企业日常办公、文档、审批和数据处理都在网络上实现。是一个以MIS为依托的办公流程管理系统。允许使用者自定义各种工作流程,包括综合计划、经营合同、公文、人事、总务后勤等。
(2)拥有针对性很强的固定工作流程和充分的自定义工作流程,并且使用方便。根据设计院实际的专业分工,合理分配系统管理工作,将属于专业人员范围的管理和授权工作划给专业人员,减少系统管理员的工作量。为了保障系统的安全,在业务系统外的单位和用户不能直接访问。
(3)对数据的采集、统计和录入必须建立严格的责任制度,确保数据的真实性、准确性、一致性和适时性,重要数据要尽量实现备份和容错自动化。每个应用系统都以大型数据库为支撑,具有很强的数据支持能力,符合信息管理类型软件对数据存取的要求。文件服务和应用服务,在充分考虑到安全性的前提下,为设计人员提供一个可方便共享、重复利用图纸、文档等资料,并集成于协同工作平台的图纸、文档管理软件,无缝地实现设计、存储、检索、应用等一体化集成的网络服务,发挥分布网络和集中网络各自的优势,建立完善的文件容错系统,确保使用方便,万无一失。
三、对设计院管理系统建设的展望
在计算机网络技术已十分成熟的今天,利用计算机网络实现设计院管理的信息化已是大势所趋。设计院作为知识密集型企业,始终在探索和实践科学的设计管理手段和方法。然而,大部分管理措施在具体落实时却发现,其实际功效与当初的管理目标常存在相当大的出入甚至是大相径庭。目前大部分单位所建的计算机网络实际只是代替磁盘传递文件,计算机网络很大的利用空间没有得到开发,以至于花了大量的人力物力布设的网络利用率不高或流于形式。
总之,必须找到一个切实可行的方法,既能真正地提高设计单位的工作效率,又可以使先进的技术手段和科学的管理方法的作用得到充分发挥。这里提出的基于计算机网络的设计院管理系统,在计算机网络技术已经十分成熟的今天是易于实现的,所以问题的关键还是要确立我们理想中的设计院管理系统。可以说计算机网络启发了我们的思路,使我们把以前不敢想、不敢提的问题和想法都列举出来,如果按照上述方法实施,其结果一定是设计院的管理系统会更趋于科学完善。
（来源：工会论坛，作者：姜哲）
